A carga de trabalho dos funcionários tende a ficar cada dia mais pesada por conta do curto período de tempo. Sendo assim, as reuniões podem ser vistos como verdadeiros inconvenientes. Segundo Lúcia Velasco, diretora da Velasco Consultoria Organizacional, uma empresa com 30 executivos que participam de reuniões ineficazes, perdem em média R$ 900 mil por ano. “As organizações despendem muito dinheiro por desconhecerem ou não usarem a técnica de condução de reunião”, afirma Lúcia.

Para Lúcia, as reuniões, quando utilizadas de forma adequada, favorecem a comunicação, o alinhamento entre os profissionais, as tomadas de decisões, solução de problemas e, se bem conduzidas, envolvem pessoas chave no processo, trazendo como subproduto a satisfação e o reconhecimento de quem faz parte dela. A falta de planejamento somado à falta de habilidade dos participantes são os principais fatores que levam à uma reunião improdutiva.


Reuniões improdutivas: Como lidar?

Quando abordado pelo chefe para uma reunião, o funcionário geralmente sente receio em declinar, mesmo sabendo que será tempo perdido. Neste caso, de acordo com Lúcia, o profissional deve questionar sobre qual assunto será tratado e qual o papel dele na reunião. “Ao fazer essas perguntas, já estará ajudando o superior na análise da participação de quem ele está indicando para reunião”, aponta.

Para que o encontro tenha qualidade e produtividade é preciso que uma pauta seja definida antes da reunião, contendo principalmente os assuntos a serem abordados e o tempo aproximado de cada um. “O ideal é que seja conduzida por alguém capaz de focar os assuntos”, lembra Lúcia. Uma alternativa para evitar o desperdício de tempo são as stand up meetings, realizadas somente para assuntos mais rápidos e informativos.

A diretora da Velasco Consultoria Organizacional sugere que, se ocorrer da reunião ser dispensável, opte por outros recursos para resolver a situação, utilizando o telefone, celular, e-mail etc., por exemplo. Caso seja necessária, deixe claro os objetivos e os resultados esperados e convide pessoas que realmente irão agregar valor ao encontro.

Lúcia Velasco - É diretora da Velasco Consultoria Organizacional, Graduada em Serviço Social, com Pós Graduação em Recursos Humanos, Especialização em Psicodrama Pedagógico e Dinâmica dos Grupos. Formação em Constelação Familiar e Organizacional, Qualificada pela Clark Wilson Group, Green Belt 6 Sigma e Coaching. Desenvolveu sua carreira profissional como executiva em Recursos Humanos nas empresas Eaton, Unilever, Rhodia, Rhodiaco e GE.


               

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